Beleid ter bestrijding van witwassen

Beleid ter bestrijding van witwassen

Inleiding

PTB Plutus Tradebase LTD (hierna te noemen “de Vennootschap”) is opgericht in Saint Lucia overeenkomstig de International Business Company’s Act, hoofdstuk 12.14 (IBC-wet) en heeft de organisatorische en juridische vorm van een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid als internationale handelsvennootschap (hierna “IBC” genoemd), met registratienummer 2025-00638 en met maatschappelijke zetel te Ground Floor, The Sotheby Building, Rodney Village, Rodney Bay, Gros-Islet, Saint Lucia. De Onderneming opereert onder het domein dat volledig in haar bezit is https://plutustradebase.com.

De bedrijfsactiviteiten van de Vennootschap omvatten met name, maar niet uitsluitend, commerciële, financiële, kredietverlenings-, kredietopnemings-, handels- en dienstverleningsactiviteiten, Forex makelaardij en diensten op het gebied van beheerde rekeningen in het kader van Contract for Difference-overeenkomsten (CFD’s), namelijk CFD’s op edelmetalen, CFD’s op indexen en alle andere aangegane CFD-overeenkomsten, maar omvat niet (a) aandelen en effecten in het aandelenkapitaal van de vennootschap; (b) elk instrument dat een schuldverplichting creëert of erkent, in het bijzonder obligaties, obligatieaandelen, leningaandelen, obligaties en schuldbewijzen; en (c) obligaties en andere instrumenten die een schuldverplichting creëren of erkennen, uitgegeven door of namens een deelnemende regering, met uitsluiting van effecten zoals gedefinieerd in de Securities Act CAP 12.18 van de herziene wetten van Saint Lucia of enige ‘effecten’ zoals gedefinieerd in de Securities Act CAP 12.18 van de herziene wetten van Saint Lucia, vereisen geen specifieke vergunning en kunnen door de Vennootschap worden uitgevoerd in overeenstemming met haar statuten en oprichtingsakte (statuten). De Vennootschap zal geen enkele genoemde financiële dienst verrichten in of vanuit enig rechtsgebied waarvoor een vergunning voor die genoemde financiële dienst vereist is.

Het bedrijf streeft ernaar het witwassen van geld, terrorismefinanciering en alle andere strafbare feiten te verbieden, te detecteren en actief te bestrijden, en verbindt zich ertoe om met de grootst mogelijke zorg en zonder compromissen met de bovengenoemde illegale activiteiten te voldoen aan alle gerelateerde wetten, regels en voorschriften.

De onderneming erkent het cruciale belang van de bestrijding van witwassen ("AML") en de financiering van terrorisme ("CTF") en zet zich in voor de implementatie van en naleving van de hoogste internationale AML- en CTF-normen, waarbij de wetgeving van Saint Lucia volledig wordt nageleefd.

Doel van het beleid

Dit AML-beleid heeft tot doel duidelijke richtlijnen en transparantie te bieden met betrekking tot de procedures en protocollen die door de onderneming worden gevolgd om activiteiten op het gebied van witwassen (ML) en terrorismefinanciering (TF) op te sporen en te voorkomen, in volledige overeenstemming met de toepasselijke wetgeving van Saint Lucia. Dit AML-beleid is van toepassing op alle functionarissen, medewerkers, introducerende makelaars en gelieerde entiteiten van het bedrijf, evenals op de aangeboden producten en diensten. Alle medewerkers van het bedrijf zijn verplicht hun taken uit te voeren in overeenstemming met de principes die in dit beleid zijn uiteengezet. Het bedrijf zet zich in om alle nodige maatregelen te nemen om naleving van zijn verplichtingen te waarborgen, en elke medewerker die zich niet aan dit beleid en deze procedures houdt, zal worden onderworpen aan strenge disciplinaire maatregelen.

Juridisch Kader

Het Bedrijf is gehouden de bepalingen van de toepasselijke wetgeving inzake de voorkoming van witwassen en terrorismefinanciering na te leven. Het hoofddoel van deze wetgeving is het definiëren en strafbaar stellen van activiteiten die verband houden met witwassen en terrorismefinanciering. Rechtspersonen die financiële en andere bedrijfsactiviteiten uitvoeren, moeten bepaalde beleidslijnen en procedures opstellen en handhaven om hun bedrijf te beschermen tegen gebruik voor doeleinden van witwassen.

In het kader van dit AML-beleid omvat het toepasselijke wettelijke kader van de onderneming onder meer het volgende:

• Wet op Internationale Bedrijven - 12.14.
• Money Services Business Act - Hoofdstuk 22.
• Wet ter bestrijding van terrorisme - 3.16.
• Wet ter voorkoming van witwassen - 12.20.
• Wetboek van Strafrecht – 3.04.

• VN-sancties (financiering tegen proliferatie)
• De Autoriteit voor Financiële Diensten
• Alle overige wetgeving die betrekking heeft op aangelegenheden in verband met AML en CFT, of enig ander momenteel van kracht zijnd wetgevingsbesluit van Saint Lucia dat de bovengenoemde wetgeving intrekt, wijzigt of aanvult
• Eventuele andere handelingen, regels, aanbevelingen of voorschriften die zijn aangenomen door de Financial Intelligence Authority (FIA), de Financial Action Task Force (FATF) en de Caribbean Financial Action Task Force (CFATF).

Witwassen en Terrorismefinanciering

Witwassen omvat alle procedures om de oorsprong van crimineel verkregen gelden te verdoezelen, zodat deze uit een legitieme bron lijken te komen.

Voor dit beleid wordt ML tevens geacht activiteiten met betrekking tot TF te omvatten, waaronder het in ontvangst nemen of voorhanden hebben van gelden die bestemd zijn voor terroristische doeleinden, alsmede opbrengsten uit terrorisme.

Het Bedrijf is zich bewust van het risico op het witwassen van geld in al zijn mogelijke vormen door zijn cliënten, tegenpartijen en anderen. Het Bedrijf of zijn cliënt hoeft geen partij te zijn bij witwassen om een meldingsplicht te laten ontstaan.

Fasen van Witwassen

Er zijn drie fasen van witwassen:

1. PlaatsingDe fysieke verwerking van contante opbrengsten. In geval van veel ernstige misdrijven (bijvoorbeeld drugshandel) nemen de opbrengsten de vorm aan van contant geld dat de crimineel in het legitieme bedrijfssysteem wil onderbrengen. Plaatsing kan worden bereikt door een breed scala aan middelen, afhankelijk van de geboden mogelijkheden en de vindingrijkheid van de crimineel, zijn adviseurs en hun netwerk.

Dit kan doorgaans omvatten:

• geld op een bankrekening plaatsen (vaak vermengd met een legitieme schuld om de audit trail te verhullen), waardoor contant geld wordt omgezet in een gemakkelijk invorderbare schuld;

• het fysiek verplaatsen van contant geld tussen jurisdicties;
• het verstrekken van leningen in contanten aan bedrijven die legitiem lijken of verbonden zijn met legitieme bedrijven, waardoor contanten ook worden omgezet in schuld;
• aankoop van waardevolle goederen voor persoonlijk gebruik of dure geschenken ter beloning van huidige of potentiële collega's met contant geld;
• het inkopen van de diensten van waardevolle personen met contant geld;
• aankoop van verhandelbare activa in eenmalige transacties; of
• het plaatsen van contant geld op de cliëntenrekening van een professional

2. Gelaagdheid: Dit is het scheiden van de opbrengsten van misdaad van hun bron door soms complexe transactielagen te creëren die zijn ontworpen om de oorsprong ervan te maskeren en het onderzoek, de reconstructie en de opsporing van de opbrengsten te belemmeren; bijvoorbeeld door middel van internationale overschrijvingen met gebruikmaking van stromannen of “spookbedrijven”, door in en uit beleggingsschema's te bewegen of door leningen terug te betalen uit de directe of indirecte opbrengsten van misdaad.

3. Integratie: Dit is het terugsluizen van de witgewassen opbrengsten in de economie als ogenschijnlijk legitieme bedrijfsfondsen, bijvoorbeeld door de verwezenlijking van onroerend goed of legitieme zakelijke activa, het inwisselen van aandelen of participaties in collectieve beleggingsregelingen die met criminele opbrengsten zijn verkregen, het wisselen tussen beleggingsvormen, of door de aflossing van betaalde verzekeringen.

Wwittenwassing Relevante Delicten:

A Witwassen een overtreding wordt begaan door:

1. verbergen of overdragen van de opbrengsten van strafbare feiten;
2. het regelen met een ander om de opbrengsten van crimineel gedrag te behouden;
3. verwerving, bezit of gebruik van opbrengsten van criminaliteit

Inlichtingen verschaffen

Het is een overtreding voor eenieder die weet, vermoedt of redelijke gronden heeft om te vermoeden dat een melding is gedaan, of dat de autoriteiten handelen of voornemens zijn te handelen in verband met een onderzoek naar witwassen, om een onderzoek te belemmeren door de persoon die het voorwerp is van een verdenking, of een derde partij, van de melding, handeling of voorgenomen handeling op de hoogte te stellen.

Vo påverking van het onderzoek

Het is strafbaar om informatie die van belang kan zijn voor een onderzoek naar het witwassen van geld, te vervalsen, te verdoezelen, te vernietigen of op andere wijze te vernietigen, of toe te staan dat dit gebeurt.

Niet openbaarmaking

Het is een overtreding indien een persoon nalaat een verdachte transactie met betrekking tot het witwassen van geld te melden binnen zeven dagen na de datum waarop de transactie als verdacht werd beschouwd.

Terrorisme Financiering

Terrorisme financiering is het werven en verwerken van legale of illegale gelden door middel van welk middel dan ook, direct of indirect, met de intentie deze gelden te gebruiken of wetende dat deze geheel of gedeeltelijk zullen worden gebruikt ter ondersteuning van de activiteiten van een terrorist of een terroristische groep door middel van welk middel dan ook. Een terrorist, of terroristische groep, is degene die tot doel heeft enige terroristische actie of activiteit te faciliteren of uit te voeren. De intentie en kennis zijn voldoende om het delict van terrorisme financiering te bewijzen.

Terrorismfinancieringsdelicten dienen te worden uitgebreid tot iedere persoon die opzettelijk fondsen of andere vermogensbestanddelen verschaft of inzamelt, middels welke middelen dan ook, direct of indirect, met de onrechtmatige bedoeling deze geheel of gedeeltelijk te gebruiken, of in de wetenschap dat deze geheel of gedeeltelijk zullen worden gebruikt: voor het plegen van terroristische daad/daden; of door een terroristische organisatie of een individuele terrorist (zelfs bij afwezigheid van een verband met een specifieke terroristische daad of daden).

Overtredingen van terrorisme (TF) dienen de financiering van de reis van personen te omvatten die reizen naar een staat anders dan hun woonstaat of nationaliteit met het oog op de pleging, de planning, de voorbereiding of de deelname aan terroristische daden, of de verstrekking of ontvangst van terroristische training.

Het is ook een TF-overtreding om:

1. poging tot het plegen van het TF-misdrijf;
2. deelname als medeplichtige aan een strafbaar feit van mensenhandel of een poging daartoe;
3. het organiseren of sturen van anderen tot het plegen van een terrorismemisdrijf of een poging daartoe; en
4. bijdragen aan het plegen van één of meer witwasdelict(en) of poging tot delict(en), door een groep personen die handelen met een gemeenschappelijk doel.

Procedures aanwezig

De door de Vennootschap aangenomen wettelijke bepalingen implementeren procedures en processen die zijn ontworpen om naleving van de relevante wetgeving inzake witwassen en terrorismefinanciering te waarborgen.

Deze procedures zijn in overeenstemming met de richtlijnen en maatregelen welke zijn vastgesteld door de bevoegde autoriteiten in Saint Lucia.

Het Bedrijf bewaart transactierecords gedurende een periode van zeven jaar vanaf de datum waarop de transactie is uitgevoerd. Daarnaast houdt het Bedrijf een register bij met daarin de aard van het bewijs dat is gebruikt om de identiteit van een individu te identificeren of te verifiëren.

Opbouw van economisch profiel van de cliënt

Het Bedrijf streeft ernaar zich ervan te verzekeren dat het te maken heeft met een legitieme natuurlijke persoon en zal als zodanig voldoende bewijs verkrijgen om de identiteit van de persoon te verifiëren. Het Bedrijf zal alle redelijke maatregelen nemen om de identiteit te bevestigen van elke persoon die een rekening wenst te openen, een zakelijke relatie wil aangaan of deelneemt aan een significante eenmalige transactie of een reeks van onderling verbonden transacties.

In dit verband heeft de Onderneming een duidelijke procedure ingesteld voor de verificatie van de identiteit van haar cliënten. De identiteit van een potentiële cliënt dient te worden vastgesteld vóór het aangaan van een zakelijke relatie met de Onderneming en alvorens enige transactie wordt uitgevoerd of enige dienst wordt verleend. Indien de Onderneming er niet in slaagt een cliënt te identificeren en te verifiëren, zal zij geen transacties via een bankrekening uitvoeren, geen zakelijke relatie aangaan of de transactie voltooien. Afhankelijk van de omstandigheden kan de Onderneming de zakelijke relatie beëindigen en overwegen een melding van verdachte transactie betreffende de cliënt in te dienen bij de bevoegde autoriteit.

De documenten en informatie die moeten worden verzameld vóór het aangaan van een nieuwe zakelijke relatie tussen de Vennootschap en een cliënt, omvatten het doel en de redenen voor het aanvragen van deze zakelijke relatie, de transacties op de bedrijfsrekening, de herkomst van de inkomende gelden en de bestemming van de uitgaande gelden, het vermogen van de cliënten en het geschatte jaarlijkse inkomen, alsmede een gedetailleerde beschrijving van de bedrijfsactiviteiten van de Vennootschap. Om een volledig economisch profiel te verkrijgen, verkrijgt de Vennootschap tevens basisinformatie zoals de bedrijfsnaam, het land van oprichting en het hoofdadres, alsmede persoonsgegevens met betrekking tot de Ultimate Beneficial Owners, Bestuurders en Aandeelhouders van de Vennootschap.

Het Bedrijf verbiedt strikt elke cliënt, hetzij detailhandels-, professionele, gekwalificeerde of institutionele, om een zakelijke relatie aan te gaan die het gebruik van anonieme rekeningen of bankboekjes inhoudt.

Risicobeoordelingsproces

Het risicobeoordelingsproces binnen het AML-kader is bedoeld om risico’s in verband met ML en TF in kaart te brengen, te beoordelen en te beperken. Dit proces stelt de onderneming in staat passende controlemaatregelen te implementeren en naleving van de AML-voorschriften te waarborgen. Het AML-risicobeoordelingsproces omvat de volgende stappen:

1. Risico's identificeren

• Begrijpen van Bedrijfsvoering: Evalueer de producten, diensten, klanten, geografische blootstelling en distributiekanalen van het bedrijf om kwetsbare gebieden voor witwassen te identificeren.
• Bestudeer de regelgevingsrichtlijnen: houd rekening met de regelgevingsvereisten in verband met AML, de aanbevelingen van de FATF en de risico’s die voortvloeien uit de regelgeving van Saint Lucia.
• Data analyseren: Gebruik interne en externe gegevensbronnen om risicopatronen en -trends te identificeren, zoals klanttypen met een hoog risico, transactie-anomalieën of geografische

2. Beoordeel en Categoriseer Risico's

• Risicofactoren
  • Klantrisico: Analyseer klantprofielen (bijv. PEPs, vermogende particulieren) en hun activiteiten op inherente risico’s.
  • Geografisch Risico: Beoordeel jurisdicties die betrokken zijn bij klanttransacties, inclusief gesanctioneerde of risicovolle gebieden
  • Product- en dienstgerelateerde risico’s: Beoordeel de risico’s die verband houden met specifieke aangeboden producten of diensten, zoals private banking of crypto-valuta’s.
  • Kanaalrisico: Identificeer risico's in de wijze waarop producten of diensten worden geleverd, zoals online of niet-persoonlijke interacties.

3. Beoordeel controles

• Beoordeling van bestaande beheersmaatregelen: Evalueer in hoeverre het bestaande AML-beleid, de procedures en de technologieën toereikend zijn om de geïdentificeerde risico’s te beperken
• Lacunes in kaart brengen: Breng gebieden in kaart waar de controlemaatregelen ontoereikend of verouderd zijn, zoals verouderde klantonderzoeksprocedures (CDD) of zwakke systemen voor transactiemonitoring.
• Controles in het kader van stresstests: Simuleer scenario’s om de doeltreffendheid van de AML-controles met betrekking tot risicovolle activiteiten te toetsen.

4. Risico's Beperken

• Versterkte zorgvuldigheidsplicht (EDD): Voer strengere controles in voor klanten, transacties of regio’s met een hoog risico (bijvoorbeeld frequentere controles of strengere identiteitsverificatie).
• Transactiemonitoring: Ontwikkel robuuste systemen om verdachte activiteiten of ongebruikelijke transactiepatronen te signaleren.
• Opleiding en bewustwording: Zorg ervoor dat medewerkers de risico’s van AML begrijpen en zijn opgeleid om alarmsignalen te herkennen en te melden.

5. Monitoren en evalueren

• Continue Monitoring: Gebruik realtime systemen voor transactiemonitoring om verdachte activiteiten direct te detecteren en erop te reageren.
• Periodieke Risicobeoordeling: Beoordeel risico's periodiek opnieuw om veranderingen in klantgedrag, wettelijke vereisten of bedrijfsvoering te weerspiegelen.
• Beleid en controles bijwerken op basis van bevindingen uit risicobeoordelingen, wettelijke wijzigingen of feedback van audits en onderzoeken.

6. Documentatie en verslaglegging

• Risicobeoordelingsrapport: Documenteer de bevindingen van de risicobeoordeling, inclusief geïdentificeerde risico's, mitigerende maatregelen en resterende risico's.
• Regelgevende Rapportage: Verstrek, zoals wettelijk vereist, de resultaten van de risicobeoordeling aan toezichthouders of andere belanghebbenden.
• Audit Trail: Houd uitgebreide gegevens bij om naleving aan te tonen en audits of inspecties te vergemakkelijken.

7. Hulpmiddelen voor risicobeoordeling

• Risicobeoordelingstools: Software voor het automatiseren van klantrisicoscores, transactiemonitoring en geografische risicoanalyse.
• AML Modellen en maatstaven: Gebruik belangrijke risico-indicatoren (KRI’s) en belangrijke prestatie-indicatoren (KPI’s) om de doeltreffendheid van het AML-raamwerk te volgen en te evalueren.

Dit proces is cruciaal, aangezien het ervoor zorgt dat het bedrijf proactief financiën beheert. witwasrisico's, regelgevend naleven, en de reputatie ervan beschermt.

Het ‘Know Your Customer’ (KYC)-proces

Het „Know Your Customer” (KYC)-proces vormt een essentieel onderdeel van het kader voor de bestrijding van witwassen (AML) en omvat procedures die financiële instellingen en gereguleerde entiteiten volgen om de identiteit van hun klanten te verifiëren. Het primaire doel is het voorkomen van identiteitsdiefstal, financiële fraude, witwassen en terrorismefinanciering.

Tijdens het KYC-proces identificeert de onderneming potentiële klanten en beoordeelt zij de daarmee samenhangende risico’s op basis van het economische profiel van de klant en de risicocategorisering. De procedure voor klantidentificatie is essentieel voor het verzamelen van belangrijke informatie over de klant (zoals naam, adres, geboortedatum en contactgegevens) en het verifiëren van diens identiteit aan de hand van geldige documenten, zoals een door de overheid uitgegeven identiteitsbewijs.

Identiteitsverificatieprovider

Het bedrijf maakt gebruik van Veriff, een externe dienstverlener op het gebied van identiteitsverificatie, voor het uitvoeren van KYC-verificaties en levendheidscontroles. Dankzij de technologie van Veriff kan het bedrijf de identiteit van klanten verifiëren door middel van documentverificatie en biometrische gezichtsherkenning, waardoor wordt gewaarborgd dat aan de AML/CFT-vereisten wordt voldaan en het risico op identiteitsfraude wordt verminderd.

Vereiste documentatie voor KYC

De specifieke vereisten kunnen verschillen afhankelijk van de jurisdictie en het type klant (particulier of zakelijk), maar gebruikelijke documentatie omvat doorgaans:

Voor particulieren:

Identiteitsbewijs

• Paspoort
• Nationale identiteitskaart
• Rijbewijs

• Socialezekerheidskaart (indien van toepassing)

2. Adresbewijs:

• Energie-, water- of gasrekening (uitgegeven binnen de laatste 3 maanden)
• Bankafschrift of creditcardafschrift
• Huurcontract of eigendomsbewijs van een onroerend goed

3. Aanvullende Documentatie (voor Uitgebreide Due Diligence):

• Verklaring van herkomst van financiële middelen
• Werkgeversverklaring of inkomensbewijs
• Brief van een bank of andere

Voor bedrijven (Corporate KYC):

1. Bedrijfsregistratie en Eigendom:

• Oprichtings- of registratieakte
• Statuten of vennootschapscontract
• Zaken

2. Adresbewijs:

• Facturen of bankafschriften van het bedrijf

3. Identiteitsbewijs voor sleutelfiguren:

• Bestuurders, aandeelhouders met aanzienlijke zeggenschap (die 25% of meer in bezit hebben) en bevoegde ondertekenaars dienen een identiteits- en adresbewijs te overleggen.

4. Belastinginformatie

• Fiscaal identificatienummer (FIn) of gelijkwaardig

5. Financiële gegevens (indien vereist):

• Recente financiële overzichten of bankafschriften

6. Gegevens Ultimate Beneficial Owner (UBO):

• Voor het identificeren en verifiëren van personen die de

7. Aanvullende informatie (voor verscherpt due diligence-onderzoek):

• Bron van fondsen en zakelijke activiteit
• Internationale handelsdocumentatie (voor import-/exportbedrijven).

KYC Naleving en administratie

De onderneming dient de KYC-documentatie gedurende vijf jaar na beëindiging van de relatie of de eenmalige transactie te bewaren.

Uiteindelijk begunstigde eigenaar

Een ‘uiteindelijk belanghebbende’ betekent elke natuurlijke persoon of personen die de klant uiteindelijk bezit of controleert en/of de natuurlijke persoon of personen namens wie een transactie of activiteit wordt uitgevoerd.

De Onderneming neemt passende maatregelen om de identiteit van de uiteindelijk belanghebbende te verifiëren, teneinde er zeker van te zijn dat zij weet wie de uiteindelijk belanghebbende is. Voor rechtspersonen en entiteiten omvat dit dat financiële instellingen redelijke stappen ondernemen om de eigendoms- en controle structuur van de klant te doorgronden.

Klantonderzoek (CDD)

Klantonderzoek (CDD) is het proces waarbij de identiteit van de klant wordt geverifieerd. Om de identiteit van een klant te bevestigen, is onafhankelijke en betrouwbare informatie vereist. De onderneming verzamelt informatie over het doel en de beoogde aard van de zakelijke relatie en voert doorlopend due diligence uit om te waarborgen dat de uitgevoerde transacties in overeenstemming zijn met het beeld dat de onderneming heeft van de klant, diens bedrijfsactiviteiten en risicoprofiel. Dit omvat, indien nodig, het verifiëren van de herkomst van de middelen.

De onderneming bepaalt de reikwijdte van de CDD-maatregelen op basis van een risicogebaseerde benadering, waarbij rekening wordt gehouden met het type klant, de aard van de zakelijke relatie en de betreffende transactie.

Klantonderzoek dient te worden toegepast ingeval er twijfel bestaat over de juistheid of adequaatheid van eerder verkregen klantidentificatiegegevens, of bij het identificeren en verifiëren van de identiteit van klanten:

• Bij het aangaan van de zakelijke relatie,

• Bij het uitvoeren van incidentele transacties met een bedrag van meer dan $25.000,00 of bij overschrijvingen in het kader van geldovermakingen,
• Wanneer er verdachte transactieactiviteit is,
• Bij verdenking van witwassen of terrorisme

Vereenvoudigde due diligence (SDD)

De Onderneming kan vereenvoudigde zorgvuldigheidsmaatregelen (SDD) toepassen wanneer wordt vastgesteld dat een cliënt een laag risiconiveau vertoont. In dergelijke gevallen past de onderneming minder strenge identificatie- en verificatiemaatregelen toe dan bij standaard- of verscherpte zorgvuldigheid. SDD ontslaat de cliënt echter niet van de fundamentele vereisten van CDD.

Het Bedrijf ziet toe op adequate monitoring van transacties en zakelijke relaties om ongebruikelijke of verdachte activiteiten te detecteren.

Versterkte zorgvuldigheidscontrole (EDD)

Wanneer de Onderneming te maken heeft met natuurlijke personen of rechtspersonen die als een hoog risico op witwassen of terrorismefinanciering worden geïdentificeerd en als hoog risico worden geclassificeerd op basis van het economisch profiel van de klant en de uitgevoerde risicobeoordeling, past de Onderneming een verscherpt cliëntenonderzoek toe.

EDD wordt toegepast voor klanten met een hoger risico en omvat:

• Aanvullende identiteitsverificatie
• Gedetailleerde informatie ter inzage van de bron van de fondsen
• Meer frequente monitoring van transacties
• Documentatie vereist ter verificatie van de bron van fondsen, in het bijzonder voor grote of ongebruikelijke transacties.

Het Bedrijf zal te allen tijde verscherpte cliëntidentificatie- en due diligence-procedures toepassen voor de volgende cliënten, die als hoog-risico worden beschouwd:

• Grensoverschrijdende correspondent
• Niet-persoonlijke cliënten
• Rekening op naam van bedrijven wier aandelen in toonderformulier zijn
• Depositorekeningen
• Rekeningen van cliënten op naam van een derde

• Rekeningen van Politiek Prominente Personen
• Klanten uit landen die de aanbevelingen van de FATF onvoldoende toepassen. Bijkomende risicofactoren voor klanten zijn onder meer:
• De zakelijke relatie wordt onder ongebruikelijke omstandigheden gevoerd.
• Cliënten wonen in geografische gebieden met een hoger risico
• Rechtspersonen of regelingen die fungeren als persoonlijke vermogenhoudende entiteiten
• Bedrijven met nomineel aandeelhouderschap of aandelen aan toonder
• Bedrijven met een financiële stimulans
• De eigendomsstructuur van een rechtspersoon lijkt ongebruikelijk of buitensporig complex gezien de aard van de bedrijfsactiviteiten van de onderneming.

Risicofactor product, dienst, transactie of distributiekanaal:

• Private banking
• Producten of transacties die anonimiteit ten goede kunnen komen
• Niet-persoonlijke zakelijke relaties of transacties, zonder bepaalde waarborgen zoals elektronische handtekeningen
• Betaling ontvangen van onbekende of niet-geassocieerde derde partijen
• Nieuwe producten en nieuwe bedrijfspraktijken, waaronder nieuwe leveringsmechanismen en het gebruik van nieuwe of ontwikkelende technologieën, zowel voor nieuwe als bestaande

Het Bedrijf onderhoudt uitgebreide records van alle uitgevoerde due diligence maatregelen, inclusief risicobeoordelingen en de redenering achter de toegewezen risicocategorie aan elke cliënt.

Het Bedrijf zorgt ervoor dat passende due diligence-maatregelen van kracht zijn om de identiteit van een klant te identificeren en verifiëren aan de hand van betrouwbare, onafhankelijke brondocumenten, gegevens of informatie. Daarnaast voert het Bedrijf gedurende de zakelijke relatie doorlopende due diligence uit, waarbij transacties nauwlettend worden gevolgd en onderzocht om ervoor te zorgen dat deze overeenkomen met de kennis van het Bedrijf over de klant, diens bedrijf, het risicoprofiel en, indien nodig, de herkomst van de middelen.

Cliëntenscreening

Het screeningproces omvat het controleren van cliënten tegen diverse risico-gerelateerde lijsten en databases om potentiële risico's te identificeren. Het Bedrijf screent alle cliënten tegen nationale en internationale sanctielijsten en maakt gebruik van geautomatiseerde systemen om regelmatige screening tegen bijgewerkte sancties te waarborgen. Daarnaast voert het Bedrijf beoordelingen uit en her-screent het bestaande cliënten in overeenstemming met nieuwe watchlist updates, conform de geldende regelgeving.

Politiek Gevoelige Personen

De onderneming beschikt over gedocumenteerde specifieke beleidsregels en procedures voor het identificeren en beheren van politiek prominente personen (PEPs). Het zorgt ervoor dat transacties waarbij PEPs betrokken zijn, worden goedgekeurd door het hoger management, stelt de herkomst van de middelen en de herkomst van het vermogen van PEPs vast en voert doorlopende EDD uit op alle rekeningen die door PEPs worden aangehouden.

De onderneming maakt gebruik van geautomatiseerde systemen om klanten regelmatig te screenen aan de hand van bijgewerkte sanctielijsten en PEP-lijsten. Zij evalueert en actualiseert haar screeningcriteria periodiek om te blijven voldoen aan de meest recente regelgeving. Daarnaast voert de onderneming doorlopende evaluaties uit en screent zij bestaande klanten opnieuw in overeenstemming met wijzigingen in de watchlist, om zo te waarborgen dat aan de huidige wettelijke vereisten wordt voldaan.

Lopend proces van bewaking van cliënttransacties en -activiteiten

Het Bedrijf monitort de activiteiten van cliënten op basis van hun economische profielen, waardoor medewerkers transacties kunnen identificeren die afwijken van het normale rekeninggedrag of die complex, ongebruikelijk zijn, of een onduidelijk economisch doel of legitieme verklaring missen. Continue monitoring van de rekeningen en transacties van cliënten is een cruciaal onderdeel in het effectief beheren van de risico's van het witwassen van geld (ML) en terrorismefinanciering (TF).

De Compliance/AML-functionaris is verantwoordelijk voor het onderhouden en verbeteren van het doorlopende toezichtproces van de onderneming. De interne auditor zal de procedures van de onderneming met betrekking tot dit toezichtproces ten minste eenmaal per jaar beoordelen.

Het toezichtproces is gebaseerd op risicobeoordelingscategorieën en het geschatte transactievolume per klant. Medewerkers voeren ten minste eenmaal per week, of op verzoek van de Compliance-/AML-functionaris van het bedrijf, controles uit op de transacties van klanten en rapporteren hun bevindingen aan de Compliance-/AML-functionaris. Daarnaast verstrekken de verantwoordelijke medewerkers dagelijks een overzicht van de inkomende en uitgaande geldovermakingen van klanten aan de Compliance-/AML-functionaris.

De Compliance/AML-functionaris controleert en waarborgt op regelmatige basis dat het daadwerkelijke bedrag dat door cliënten wordt gestort, in overeenstemming is met het bij de opening van de rekening opgegeven bedrag, alsook met het economische profiel van de cliënt.

Daarnaast dienen alle medewerkers waakzaam te blijven bij het signaleren en melden van activiteiten of gedragingen van klanten die niet lijken te stroken met de eerder verkregen informatie over de klant en diens bedrijf. Medewerkers zijn verplicht hun leidinggevende hiervan op de hoogte te stellen, die vervolgens de Compliance/AML-functionaris zal informeren. Indien de leidinggevende niet beschikbaar is, dient de medewerker de kwestie te melden aan de algemeen directeur of een uitvoerend directeur.

De procedures en frequentie van het monitoren van cliëntenrekeningen en het onderzoeken van cliëntentransacties zijn gebaseerd op het niveau van risico dat daaraan verbonden is, waaronder:

1. De identificatie van cliënten met een hoog risico en het faciliteren van verbeterd toezicht op rekeningen en transacties, indien noodzakelijk geacht,
2. De identificatie van ongebruikelijke of verdachte transacties die niet overeenkomen met het economische profiel van de cliënt ten behoeve van nader onderzoek.
   1. Wanneer een ongebruikelijke of verdachte transactie wordt vastgesteld, is de persoon die de verdachte transactie heeft vastgesteld verantwoordelijk voor het indienen van een interne melding van verdachte activiteiten bij de Compliance/AML-functionaris.
   2. De Compliance/AML-functionaris voert een onderzoek uit naar ongebruikelijke of verdachte transacties; de resultaten van deze onderzoeken worden vastgelegd in een afzonderlijke notitie en bewaard in het dossier van de betrokken cliënten.
3. Het vaststellen van de bron en oorsprong van de bijgeschreven gelden
4. Het gebruik van passende en evenredige IT-systemen, waaronder:

• adequate geautomatiseerde elektronische managementinformatiesystemen die in staat zijn om de Raad van Bestuur en de Compliance/AML-functionaris tijdig te voorzien van alle geldige en noodzakelijke informatie te verstrekken voor de identificatie, analyse en effectieve monitoring van cliëntenrekeningen en transacties op basis van het beoordeelde risico met het oog op het tegengaan van witwassen of de financiering van terrorisme, gelet op de aard, omvang en complexiteit van de bedrijfsactiviteiten van de Vennootschap en de aard en reikwijdte van de beleggingsdiensten die in het kader van die activiteiten worden verricht
• geautomatiseerde elektronische managementinformatiesystemen om gegevens en ontbrekende informatie betreffende de identificatie van de cliënt en de opbouw van een economisch profiel van de cliënt te extraheren
• voor alle rekeningen, geautomatiseerde elektronische beheersinformatiesystemen om de beweging van alle gerelateerde rekeningen geconsolideerd te volgen en ongebruikelijke of verdachte activiteiten en transactietypes te detecteren. Dit kan worden gedaan door limieten in te stellen voor een bepaald type of categorie rekeningen (bv. rekeningen met een hoog risico) of transacties (bv. stortingen en opnames in contanten, transacties die niet redelijk lijken op basis van gebruikelijke zakelijke of commerciële voorwaarden, significante beweging van de rekening die incompatibel is met de omvang van het rekeningsaldo), rekening houdend met het economische profiel van de cliënt, het land van herkomst, de bron van de fondsen, het type transactie of enig ander risico. Het Bedrijf besteedt bijzondere aandacht aan transacties die de bovengenoemde limieten overschrijden, wat erop kan wijzen dat een cliënt betrokken is bij ongebruikelijke of verdachte activiteiten.

1. De monitoring van rekeningen en transacties in relatie tot specifieke transactietypen en het economisch profiel, alsmede door periodieke vergelijking van de feitelijke rekeningbeweging met de verwachte omzet zoals verklaard bij het aangaan van de zakelijke relatie. Verder dekt de monitoring cliënten welke geen contact hebben met de Onderneming evenals slapende rekeningen die onverwachte bewegingen vertonen.

1. Het Bedrijf controleert de adequaatheid van de gegevens en informatie inzake de identiteit en economische profiel van de Cliënt, telkens wanneer één van de volgende gebeurtenissen of incidenten zich voordoet:

• een materiële wijziging in de juridische status en situatie van de cliënt, zoals wijziging van bestuurders/secretaris, geregistreerde aandeelhouders, maatschappelijke zetel, etc.
• een materiële wijziging in de wijze en de regels waarop de rekening van de cliënt wordt geëxploiteerd, zoals een wijziging in de personen die gemachtigd zijn om de rekening te beheren en de aanvraag tot opening van een nieuwe rekening.

Interne rapportageprocedures

De onderneming heeft interne meldingsprocedures ingevoerd en handhaaft deze om ervoor te zorgen dat alle medewerkers weten met wie zij contact moeten opnemen indien zij vermoeden dat iemand binnen de organisatie of een klant betrokken is bij illegale activiteiten, waaronder het witwassen van geld (ML). Dit systeem waarborgt dat de organisatie dergelijke meldingen op een gestructureerde en georganiseerde wijze afhandelt, in overeenstemming met de relevante regelgeving inzake de bestrijding van witwassen (AML) en de financiering van terrorisme (CFT).

Melden van Verdachte Activiteiten

De onderneming heeft een duidelijk protocol opgesteld waarmee medewerkers verdachte activiteiten rechtstreeks kunnen melden aan de aangewezen AML-compliancefunctionaris. Daarnaast bevordert zij een werkomgeving waarin medewerkers worden aangemoedigd om hun bezorgdheden te uiten zonder angst voor represailles.

Het Bedrijf zal elke verdachte transactie of zakelijke activiteit melden wanneer er een redelijk vermoeden bestaat dat deze verband houdt met de opbrengsten van het witwassen van geld (ML) of terrorismefinanciering (TF), ongeacht het transactiebedrag. Het externe meldingsproces omvat het indienen van een Suspicious Activity Report (SAR) bij de bevoegde autoriteiten, zoals wettelijk vereist. Het Bedrijf zorgt ervoor dat meldingen tijdig en accuraat worden ingediend, inclusief een duidelijke documentatie van de redenen voor het vermoeden.

Daarnaast zal de Onderneming een rekening beëindigen indien het doel of de achtergrond ervan onduidelijk is, in overeenstemming met de instructies van bevoegde autoriteiten en ter facilitering van eventuele noodzakelijke inspecties van transactierecords.

Transacties van meer dan $25.000

Wanneer een persoon een transactie aangaat met de Onderneming of enige andere zakelijke activiteit verricht waarvan de waarde hoger is dan $25.000,00, dient hij of zij een verklaring inzake de herkomst van de middelen in te vullen op het daarvoor bestemde formulier. Het wordt als een overtreding beschouwd indien een persoon willens en wetens een valse verklaring aflegt met betrekking tot de herkomst van de middelen.

Training en Bewustwording

De onderneming neemt de nodige maatregelen om ervoor te zorgen dat haar medewerkers goed op de hoogte zijn van de relevante wetgeving inzake de bestrijding van witwassen (AML) en de financiering van terrorisme (CFT) in Saint Lucia, alsmede van het interne beleid en de interne procedures die door de onderneming zijn vastgesteld.

Om dit te bereiken, organiseert de onderneming regelmatig opleidingen voor alle medewerkers over de AML/CFT-protocollen, waaronder de procedures voor „Know Your Customer” (KYC) en „Customer Due Diligence” (CDD). Deze opleidingen helpen medewerkers inzicht te krijgen in het belang van hun rol bij het signaleren en melden van verdachte transacties en activiteiten. Bovendien biedt de onderneming voortdurende bijscholing aan via opfriscursussen en nieuwsbrieven, waardoor medewerkers op de hoogte worden gehouden van wijzigingen in de regelgeving en opkomende risico’s in de effectenmakelaardij.

Naleving en Herziening

De onderneming voert regelmatig interne audits uit van haar AML/CFT-procedures om de doeltreffendheid van de getroffen maatregelen te beoordelen. Op basis van de bevindingen van deze audits, wijzigingen in de regelgeving en het veranderende risicolandschap evalueert en herziet de onderneming haar beleid en procedures waar nodig.

Daarnaast zorgt de onderneming ervoor dat het hoger management actief betrokken is bij het toezicht op de naleving van AML/CFT, met inbegrip van de toewijzing van middelen voor opleidingen en voortdurende monitoring.

Wettelijke Verplichtingen van de Onderneming

Het Bedrijf behoudt zich het recht voor om op elk moment de verwerking van een geldtransactie te weigeren, indien het van mening is dat deze op enige wijze verband houdt met criminele activiteiten of het witwassen van geld.

Betalingen door derden of anonieme betalingen worden niet geaccepteerd. Indien het Bedrijf geen zekerheid heeft over de identiteit van de afzender van het geld, behoudt het zich het recht voor om het geld te weigeren en het terug te storten naar de afzender, onder aftrek van eventuele overschrijvingskosten of andere kosten; het Bedrijf behoudt zich voorts het recht voor om elke bij het Bedrijf aangehouden rekening met onmiddellijke ingang te beëindigen. Het bedrijf kan u verzoeken om aanvullende documentatie in te dienen, zoals vereist op grond van de toepasselijke AML-verplichtingen of soortgelijke geldende regelgeving.

Het bedrijf is verboden om opdrachtgeversactiviteiten te accepteren indien de gelden afkomstig zijn van criminele activiteiten of indien de aard van de rekeningtransacties op enige wijze onwettig is.

Het bedrijf is verplicht alle verdachte transacties te melden en is verboden de cliënt ervan op de hoogte te stellen dat hun transacties of accountactiviteiten als verdacht zijn aangemerkt of gemeld. Misbruik van de rekening kan leiden tot strafrechtelijke vervolging.

Het Bedrijf kan de zakelijke relatie met de cliënt, met of zonder kennisgeving, beëindigen om een reeks ernstige redenen, voortvloeiend uit wettelijke verplichtingen, waaronder het treffen van maatregelen tegen ML en het (maar niet beperkt tot) schenden van de overeenkomst met de cliënt en de voorwaarden, handelen te kwader trouw, poging tot fraude, etc.

Aanvullende informatie

Alle persoonlijke gegevens die van een klant worden verzameld, zoals naam, adres, geboortedatum en contactgegevens, worden door PTB Plutus Tradebase LTD vertrouwelijk behandeld en uitsluitend voor zakelijke doeleinden gebruikt. Aanvullende informatie, waaronder transacties van klanten, kopieën van paspoorten en bewijzen van adres, wordt eveneens vertrouwelijk behandeld en uitsluitend gedeeld tussen onze afdelingen voor accountbeheer en compliance. Deze informatie wordt veilig bewaard, hetzij fysiek, hetzij elektronisch, met strikte toegangscontroles. Het bedrijf kan klantgegevens delen met interne afdelingen of gelieerde vestigingen die zich bezighouden met marketing, backoffice- en klantenservicefuncties als onderdeel van de reguliere bedrijfsvoering. Alle medewerkers van PTB Plutus Tradebase LTD hebben een geheimhoudingsovereenkomst ondertekend, waarmee wordt gewaarborgd dat klantgegevens met de grootst mogelijke vertrouwelijkheid worden behandeld.

Het bedrijf streeft naar continue verbetering van dit beleid. Het zal regelmatig, minimaal elke zes maanden, worden herzien en bijgewerkt om de effectiviteit ervan te waarborgen.

Het Bedrijf heeft de bevoegdheid om haar antiwitwasbeleid naar eigen goeddunken te herzien of te wijzigen, wanneer zij dit noodzakelijk of opportuun acht, zonder voorafgaande kennisgeving aan de cliënt.

Indien u verdere vragen heeft met betrekking tot ons anti-witwasbeleid of ons privacybeleid, kunt u contact met ons opnemen via support@plutustradebase.com